Reglement Kostenvergoeding

Vrijwilligers kunnen voor de kosten die zij maken kiezen uit twee mogelijkheden:

1.         Niet declareren.

2.         Declareren van kosten volgens bepaalde richtlijnen.

1. Niet declareren.

Het spreekt voor zich dat het voor de afdeling te allen tijde voordeliger is als er niet wordt gedeclareerd. Aangezien de afdeling een door de overheid erkende Algemeen Nut Beogende Instelling is (ANBI) kunnen vrijwilligers die afzien van declaratie het niet gedeclareerde bedrag als gift in mindering brengen bij de aangifte inkomstenbelasting.

Hoe gaat dit in zijn werk?

• Proforma declaraties van een geheel kalender jaar worden vóór 15 januari ingediend bij de penningmeester. Deze declaratie bevat de declarabele kosten die over het voorgaande jaar zijn gemaakt;
• Onder aan de declaratie wordt vermeld vrijwillig van declareren af te zien;
• Vervolgens wordt de declaratie gecontroleerd;
• Bij een akkoord door de penningmeester wordt een bevestigingsbrief van de declaratie opgesteld, waarin het totale bedrag van de declaratie wordt vermeld, alsmede dat deze kosten in principe declarabel waren. Deze brief is het bewijs voor de fiscus.

NB. Voor kosten die niet declarabel zijn, wordt geen bevestigingsbrief afgegeven.

2. Wel declareren

Vrijwilligers krijgen de werkelijk gemaakte kosten vergoed, maar er wordt geen vergoeding verstrekt voor geïnvesteerde tijd.

Declaraties worden ingediend op het daartoe vastgestelde format en bij de penningmeester. De penningmeester controleert de declaratie en betaald deze uit. In principe wordt per kalendermaand gedeclareerd. Voor 15 januari dienen declaraties over het voorgaand jaar te worden ingediend.

Reiskosten

• Openbaar vervoer: op basis van 2e klas. De werkelijke kosten (dus inclusief de eventuele korting) van een bus/treinrit worden vergoed. Het landelijk bureau kan om een transactieoverzicht vragen. (zie www.ov-chipkaart.nl)
• Eigen auto: Bij gebruik van eigen auto bedraagt de kilometervergoeding € 0,19 per gereden kilometer.

Parkeergelden en parkeerboetes zijn niet declarabel.

Portokosten

Bij de declaratie dient een overzicht te worden gevoegd van verzonden poststukken. Bij voorkeur moet van poststukken de nota van PostNL, met een specificatie van de verzonden poststukken incl. aantal en gewicht, worden bijgevoegd.

Verblijfskosten

Drankconsumpties worden tijdens vergaderingen op kosten van de vereniging verstrekt.

Indien het nodig is onderweg te eten, kunnen redelijke kosten, van ten hoogste € 12,50, worden gedeclareerd. Dit dient vooraf met de penningmeester te worden afgestemd. Ontbijt en lunch worden in principe niet vergoed.

Vastgesteld door de Algemene Vergadering op 30 augustus 2021.